Inbox zero czyli jak zarządzać skrzynką odbiorcza

Otwierasz swoją skrzynkę mailową, a tam stos nie przeczytanych wiadomości, znasz to uczucie? To, że nasze skrzynki mailowe mają coraz większą pojemność nie oznacza,że musimy gromadzić to wszystko. Powiedzmy sobie szczerze do większości z tych wiadomości już nigdy nie wrócisz.

Inbox zero, a po co? Często słyszę, że się nie da, że to nie możliwe. Halo przecież dziennie dostaje ok 100 nowych wiadomości i kiedy to czytać? Oczywiście znam to, jakiś rok temu też miałem ten sam problem. Wiadomości w mojej skrzynce zaczęły się piętrzyć, coraz bardziej zaczynało mnie to wkurzać. W związku z tym, zacząłem szukać rozwiązania tego problemu i wiesz co? Chyba, mam już rozwiązanie, które jest skuteczne i działa u mnie idealnie, a czas który kiedyś poświęcałem na uporanie się z dziesiątkami maili mogę poświęcić np. na poczytanie ciekawej książki.

Dla tych którzy nie lubią czytać kilka najważniejszych wskazówek:

1. Usuń – duża część otrzymywanych wiadomości nadaje się do skasowania zaraz po przeczytaniu, wszelkie informacje, które nie wniosą nic w przyszłości, ani nie wymagają żadnych działań od ciebie usuń.
2. Odpowiedz/Wykonaj – na krótkie wiadomości, które nie wymagają dużego zaangażowania odpowiadaj od razu, a następnie zarchiwizuj lub usuń.
3. Odłóż na później/Zaplanuj – wszelkie inne wiadomości, które wymagają naszej większej uwagi zaplanuj na liście zadań lub wpisz do kalendarza, po wykonaniu zadania jeśli potrzeba to odpowiedz na niego, a następnie tak jak wyżej zarchiwizuj lub usuń.
4. Archiwizuj – tutaj stosuje taką zasadę, jeśli mail lub informacje w nim zawarte mogą przydać mi się w przyszłości to archiwizuje, resztę maili usuwam.

Sprawdź również: Czym jest zarządzanie.

Zmniejsz liczbę skrzynek pocztowych do minimum

Mail służbowy, kilka prywatnych, mail do spamu, mail z uczelni i kilka innych – teoretycznie wszystkie są potrzebne, ale czy na pewno? Efektywna obsługa kilku skrzynek mailowych jest raczej nie realna, a przede wszystkim to strata czasu. Zdecyduj się na jednego głównego maila, resztę skrzynek usuń, a te które musisz pozostawić przekieruj na głównego maila. Ja swoją liczbę ograniczyłem dosłownie do minimum = jeden mail osobisty i jeden mail służbowy.

Zainstaluj program pocztowy

Obsługa poczty poprzez przeglądarkę jest mało produktywna, ponieważ wiele rzeczy, które można zautomatyzować nie jest możliwa. W moim przypadku wybór trafił na Thunderbirda, może i nie podąża za trendami, ale na tą chwile się sprawdza. Po cichu liczę na to, że może za jakiś czas dostaniemy coś od Gmaila, coś co zmieni podejście do odbierania poczty nie tylko na telefonie, ale również na laptopie. Google już uchyla rąbka tajemnicy, sprawdź Inbox – ja już czekam na swoje zaproszenie 😉 .

Walcz z SPAM’em

Z niechcianą pocztą niestety trzeba walczyć systematycznie, na nasze maile przychodzi sporo niechcianych maili, ale idzie nad tym zapanować. Po pierwsze jeśli dostajesz niechcianego maila to szukaj w nim wypisania się z subskrypcji, a dopiero później go usuń. Po drugie ogranicz liczbę powiadomień z stron na które się logujesz, zazwyczaj jest to możliwe do przestawienia w ustawieniach. Po trzecie ustaw filtr antyspamowy w programie pocztowym i dodawaj nadawców od których nie chcesz otrzymywać wiadomości do filtrów, żeby po odpaleniu programu automatycznie lądowały w folderze spam. Po czwarte wypisz się z tych newsletterów, których nie czytasz. Wymaga to systematyczności, ale uwierz mi opłaci się. Dzięki zastosowaniu tych trików ograniczyłem liczbę maili, które otrzymuje co dziennie do naprawdę przystępnej ilości. Fakt trwało to jakiś czas i wymagało ode mnie wytrwałości w wypisywaniu się z różnych newsletterów, ale po pewnym czasie stało się to moim nawykiem.

Korzystaj z dobrodziejstw techniki

Sam program czy też aplikacja na telefon to nie wszystko, warto również rozejrzeć się po dodatkach i usprawnieniach. Ja aktualnie korzystam tylko z dwóch:

• QuickText – doskonale sprawdza się do szablonów wiadomości, warto skorzystać jeśli często wysyłasz wiadomości o podobnej treści.
• Lightning – kalendarz, który mam zsynchronizowany z osobistym kalendarzem Google, dzięki temu ważne rzeczy mogę od razu wpisać lub zaplanować nie wychodząc z programu pocztowego.

Bardziej niż dodatki w moim przypadku sprawdzają się usprawnienia w samym programie takie jak tworzenie list dystrybucyjnych i filtrowanie wiadomości. Sprawnie ustawione filtry pozwalają mi zaoszczędzić bardzo dużo czasu. Podam przykład jako, że jestem również związany z muzyką to otrzymuje w tygodniu sporo tzw. „promówek”, często je pomijałem lub przypadkowo kasowałem. Natomiast po zastosowaniu filtrów, wszystkie promówki lądują do przypisanego im folderu i nie ma szans abym jakąś pominął. Również zmieniłem podejście do przeglądania tych wiadomości, nie odsłuchuje ich na bieżąco tylko wyznaczyłem sobie konkretnie jeden dzień w którym przesłuchuje je wszystkie. Filtruje też wiadomości z innych skrzynek z których mam przekierowanie – wiadomości które przychodzą na maila z uczelni trafiają od razu do folderu „Studia”. Niestety, albo stety aby filtrowanie wiadomości działało należy to robić systematycznie i na bieżąco. Dzięki takiemu rozwiązaniu po włączeniu programu pocztowego duża większość maili rozdzieli się sama, a w głównym folderze odbiorczym zostaną tylko te na które należy odpowiedzieć, oddelegować, odłożyć na później lub stworzyć z nich zadanie.

Ustal czas na obsługę poczty

Sprawdzanie poczty lub reagowanie na powiadomienia co chwile powoduje bardzo duży spadek naszej produktywności. Najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie sobie ram czasowych lub sprawdzanie poczty w wolnej chwili (np. jeśli ktoś się spóźnia na spotkanie). Jeśli nie odpowiesz na jakiegoś maila w przeciągu 5 minut, uwierz mi najprawdopodobniej nic się nie stanie. Jeśli komuś bardzo zależy na szybkiej odpowiedzi to na pewno napisze maila ponownie lub zadzwoni. W moim przypadku na maile staram się odpowiadać najpóźniej do 3 dni roboczych, ale najczęściej odpowiadam w tym samym dniu lub następnym, chyba że jestem na urlopie. Wyłączyłem również powiadomienia z programu i pocztę czytam wtedy kiedy ja chcę, a nie wtedy kiedy ona chce 😉

Inbox zero czas start

Gdy Twoja skrzynka odbiorcza jest pusta, to masz pewność, że sprawy które przyszły do Ciebie masz załatwione. Natomiast gdy wiesz, że jeszcze sporo maili się w niej znajduje, masz świadomość, że jeszcze sporo przed Tobą (a to działa czasem bardzo demotywująco). Jeszcze jedna ważna sprawa – im mniej czasu spędzasz nad pocztą elektroniczną tym więcej czasu masz na realizacje wspaniałych projektów 😉

Nadal twierdzisz, że Inbox zero jest nie potrzebne?