Wyobraź sobie następującą sytuację. Zaczynasz gotować obiad dla znajomych, ale brakuje Ci oliwy z oliwek więc idziesz do sklepu. Wracasz do domu i okazuje się, że brakuje suszonych pomidorów więc znów idziesz do sklepu. Po ponownym powrocie okazuje się, że brakuje jeszcze wina i żółtego sera. Instynkt Ci podpowiada, że bez tego obiad się nie uda, a więc rzucasz wszystko i pędzisz znów do sklepu. Ile czasu i energii tracisz przy takim podejściu? Ile pieniędzy zmarnujesz na benzynę jeśli sklep masz daleko od domu? A co z Twoją wydajnością?
Każdy z nas zdaje sobie sprawę z nieskuteczności opisanej sytuacji. A jednak zaskakująco wiele osób tak działa na co dzień i to nie chodzi tylko o zakupy, ale również o pracę czy też właśnie obsługę skrzynki pocztowej. Powróćmy do powyższej sytuacji. Czy Twoim celem nie powinno być stworzenie listy zakupów i podjechanie do sklepu tylko raz? Zużyjesz mniej energii, czasu oraz pieniędzy. Jeśli będziesz działać wielowątkowo, obiad dla przyjaciół może się nie udać, po drugie możesz nie zdążyć, a po trzecie będziesz mieć spore wyrzuty sumienia i frustracje.
Jak wielozadaniowość wpływa na naszą produktywność?
Ok przełóżmy powyższa sytuację na obsługę skrzynki pocztowej. Podczas gdy tworzysz ważny raport ciągłe powiadomienia o nowej wiadomości na laptopie czy też na Twoim smartfonie zakłócają Twoją koncentrację i uwagę. Po czym powracasz do pierwotnego zadania. Niestety musisz się do niego na nowo przygotować. Kiedy jesteś skupiony na danej czynności to nawet drobna „rozrywka” może mieć bardzo duży wpływ na efekt końcowy. Według badań z Univesity od California Irvine odzyskanie początkowego impetu do działania po krótkiej przerwie może trwać średnio 20 minut lub więcej.
Wielozadaniowość jest mitem. Czy chcesz tego czy nie! Wiesz do czego prowadzi wielozadaniowość? Do obniżenia energii i psychicznego wykończenia, a konsekwencje takiego działania mogą być bardzo poważne. Tak, oczywiście wielozadaniowość jest przyjemna. Ponieważ jest to swojego rodzaju „zabawa”. Tworzenie raportu, tutaj mail, po chwili przejrzenie artykułu, bach teraz tweet, krótka rozmowa przez telefon itd. No nudzić się nie można. W przeciwieństwie, skupienie się na jednym zadaniu wymaga dyscypliny i wysiłku umysłowego, nuda nie? A jednak za każdym razem kiedy przenosisz swoją uwagę na inną czynność przypomnij sobie historię z początku tego wpisu. Z takim podejściem płacisz „podatek psychiczny”, który zmniejsza Twoją zdolność do wytwarzania wysokiego poziomu pracy.
Więc co z tym zrobić?
Pierwszą taktyką jest zmiana otoczenia. Wycisz powiadomienia w programie pocztowym lub najlepiej go wyłącz kiedy realizujesz ważne zadania. To samo tyczy się Twojego telefonu. Takie podejście do sprawy nie wymaga wiele, a nawet 30 minut w takim środowisku może mieć znaczny wpływ na wydajność Twojej pracy. No ok możesz powiedzieć, że to nie ma wpływu i jak otrzymujesz powiadomienie o kolejnym mailu to nie będziesz zerkać do skrzynki pocztowej. Na prawdę? Odwołam się tutaj do kolejnego przykładu. Idź do cukierni i powiedz sobie, że nie kupisz swojego ulubionego ciastka, a tylko na nie popatrzysz. Dasz radę? Raczej mało kto wybiera się do cukierni tylko po to, aby pooglądać ciastka. Oczywiście możesz oprzeć się pokusie, ale tylko wtedy jeśli masz bardzo silną wolę.
Innym podejściem jest wyznaczenie sobie ram czasowych w których odbierasz pocztę i odpowiadasz na maile. Na przykład może to wyglądać następująco.
08:00 – 09:00 Zaczynasz pracę, ogarniasz najważniejsze sprawy. Rozdzielasz zadania.
09:00 – 10:00 Pierwsze odpalenie skrzynki pocztowej i ogarnięcie najważniejszych spraw.
10:00 – 13:00 Realizujesz największe zadania, które masz konkretnego dnia.
13:00 – 13:30 Zrób sobie przerwę.
13:30 – 14:30 Dopinasz resztę mniej ważnych spraw.
14:30 – 15:00 Odpalasz ponownie skrzynkę pocztową i ogarniasz wiadomości, które zeszły z danego dnia.
15:00 – 16:00 Realizujesz resztę zadań i obowiązków.
Oczywiście jest to tylko przykład. Każdy z nas pracuje inaczej i w innym trybie. Ale nie jestem w stanie uwierzyć, że nie możesz wyznaczyć sobie ram czasowych na swoją pocztę. Czy będąc w domu co chwile chodzisz do skrzynki pocztowej i sprawdzasz czy przyszły nowe listy? Oczywiście w ciągu dnia zdarza się sytuacja, że trzeba odpalić skrzynkę pocztową. Ale niech to zdarza się relatywnie rzadko. Wiem, czasem wymaga to kultura samej organizacji. Możesz również ramy czasowe podzielić na 3, a nie 2 tak jak w przykładzie. Wszystko zależy od indywidualnych preferencji. Najlepiej przetestuj kilka wariantów i zdecyduj, który dla Ciebie jest odpowiedni. Oprócz tego pogrupuj podobne zadania w ciągu dnia, a Twój dzień stanie się bardziej efektywny. To, że nie odpowiesz na maila chwilę po jego odczytaniu na prawdę nic nie znaczy. Jeśli ktoś będzie chciał od Ciebie coś bardzo ważnego to skontaktuje się z Tobą w inny sposób. Znam takie osoby dla których skrzynka pocztowa ma najmniejszy priorytet. Sprawdzają swoją pocztę 2-3 razy w tygodniu i funkcjonują całkiem sprawnie, a niektóre zadania realizują dużo lepiej.
Maksymalizacja potencjału skrzynki pocztowej: Praca, nie tylko odbiór wiadomości
Oprócz wyznaczenia ram lub zmiany otoczenia. Pozostaje jeszcze sama kwestia ogarnięcia skrzynki pocztowej. Wiele osób nie zdaje sobie z tego sprawy, że jest to potężne narzędzie, które nie zostało stworzone tylko do tego, żeby odbierać za nas wiadomości. Większość klientów pocztowych to kombajny, które mogą w dużej mierze pracować za Ciebie. Wystarczy tylko je dobrze skonfigurować i starać się utrzymywać swoją skrzynkę w systemie Inbox zero. A Twoje życie stanie się łatwiejsze.
Aha, na koniec jeszcze jedno. Pamiętaj, chroń swoje zasoby. Chcesz zrobić więcej w ciągu dnia? Zminimalizuj ciągłe przełączanie się między zadaniami, wypracuj swój indywidualny work flow i realizuj w danym momencie tylko te zadania, które rzeczywiście się liczą.
