Email to często pierwszy bliższy kontakt klienta z firmą, warto zadbać o to aby podpis maila (współczesna wizytówka) był spójny z marką oraz jej wartościami. W przedsiębiorstwach gdzie mamy do czynienia z większą liczbą pracowników, zarządzanie stopkami email może być nie lada wyzwaniem.
Często zdarza się tak, że pracownicy mają różne stopki, nie ma jednolitego standardu, a jest to przecież wizytówka firmy. Zachowanie standardu powiązanego ze spójną identyfikacją wizualną ma duże znaczenie, dlatego przyjrzyjmy się temu problemowi bliżej. Na rynku mamy dostępne rozwiązania, które oferują takie zarządzanie stopkami jest to np. Microsoft Exchange czy też Google Apps dla firm. Niestety wielokrotnie wdrożenie tych rozwiązań wiąże się z dość wysokimi kosztami.
Drążę temat dalej
Ok, przeglądam dostępne rozwiązania klientów pocztowych i co? Wszystko ładnie, pięknie przecież w większości programów możemy dodać stopkę w postaci tekstu, obrazka czy też w HTML’u. Jeśli to nie wystarczy możemy dodać ścieżkę dostępu do pliku na dysku, ale czy to wystarczy aby zarządzać? Niestety nie, wyobraź sobie taką sytuację: tworzysz stopkę wg. standardu ,wysyłasz pracownikom, aby sobie ją zmienili i co się dzieje? Kilka osób zmieni, część osób nie odczyta maila na czas i nie zmieni, a pozostali zmodyfikują sobie ją dodatkowo według własnego widzimisię. Następnie będzie trzeba sprawdzać,przypominać o zmianie stopki – czasochłonny i niepotrzebny proces. Strata czasu. Po sprawdzeniu wszystkich dostępnych możliwości temat nie dawał mi spokoju i cały czas po głowie krążyła mi następująca myśl: „na pewno idzie to zrobić prościej„.
Przecież można zrobić to prościej
Rozwiązanie tego problemu tak naprawdę okazało się na wyciągnięcie ręki. Otóż przy pomocy Google Drive można w bardzo prosty sposób stworzyć system dzięki któremu jedna osoba może zarządzać stopkami mailowymi wszystkich pracowników. Całość wygląda jak na schemacie poniżej.
Oczywiście stworzenie takiego ekosytemu na początku wymaga trochę pracy. Ponieważ po pierwsze wszyscy pracownicy muszą mieć zainstalowaną aplikację Google Drive na swoim komputerze. Po drugie należy stworzyć i udostępnić folder z dostępnymi stopkami dla pracowników. Ostatnim krokiem jest ustawienie ścieżki dostępu do pliku przez pracownika. Dzięki takiemu rozwiązaniu GD traktowany jest przez Thunderbird jako folder znajdujący się na komputerze. Można by tutaj użyć dysku lokalnego udostępnionego pracownikom i pominąć rozwiązanie chmurowe, niestety taka metoda sprawdzi się tylko w przypadku jeśli pracownik używa komputera tylko i wyłącznie w firmie – po podłączeniu się do innej sieci WiFi dysk będzie nie dostępny i stopka się nie pojawi przy wysyłaniu maila.
Korzyści z rozwiązania
Ustalenie jednego i zgodnego z identyfikacją wizualną standardu, przez co wzrasta postrzeganie naszych Klientów. Kolejną ważną kwestią jest optymalizacja czasu zmiany stopek mailowych. W takim systemie może za to odpowiadać jedna osoba i niepotrzeba angażować do tego całej firmy. Równie ważne jest to, że stopki synchronizowane są w czasie rzeczywistym, oznacza to że po wprowadzeniu zmian są one widoczne natychmiast. Dla wielu również bardzo istotną sprawą będzie to, że takie rozwiązanie minimalizuje koszty do minimum. Cała reszta to kwestia kreatywności i ustalenia priorytetów.
Z sukcesem takie rozwiązanie udało się wdrożyć w firmie Varico
Główne zdjęcie: Bruno Girin
